Tips Merawat dan Menyimpan Berkas Pajak

Kewajiban menyetor dan menyampaikan SPT sudah barang tentu menjadi rutinitas bagi setiap wajib pajak. Bagi sebagian wajib pajak juga ditambah dengan adanya korespondensi misalkan menjawab surat himbauan, klarifikasi/konfirmasi dan lain-lain. Frekuensi pembuatan dokumen terkait pajak (SSP, SPT) melalui media kertas menimbulkan dampak lain yaitu menumpuknya arsip berkas pajak. Jika hal ini tidak ditangani dengan bijak maka bisa saja ketika wajib pajak diperiksa, wajib pajak tidak mampu menyediakan dokumen sehingga pemeriksa bisa berpendapat bahwa transaksi tanpa dokumen adalah fiktif. Hal remeh ini kerap terjadi dan merugikan wajib pajak. Bagaimana cara merawat, menyimpan berkas pajak secara baik? Simak rangkuman tips dari berbagai sumber yang saya dapatkan.

Arsip Kertas (Hardcopy)

Arsip berupa dokumen kertas adalah yang paling banyak dipunyai wajib pajak. Apalagi di masa lalu, hampir semua kegiatan perpajakan menggunakan media kertas. Seiring perkembangan jaman ada beberapa tips yang bisa dilakukan sbb:

  • Pastikan arsip pajak (SSP, STP, SKP, SPT dll) tidak dalam kondisi terlipat dan bersih dari debu
  • Scan arsip kertas yang masih terbaca, simpan hasil scan ke format jpg atau PDF
  • Setingan scan minimal dengan kualitas gambar 300 dpi dan warna (agar mudah terbaca), semakin besar dpi (dot per inch/kerapatan titik) maka akan semakin jelas hasil scan tetapi akan semakin besar ukuran file softcopy yang akan disimpan
  • Untuk jenis berkas yang sama bisa dikumpulkan ke dalam 1 map (misalkan map untuk SPT PPh 21 selama 1 tahun pajak)
  • Jika menggunakan pelubang kertas/punch hole/perforator berhati-hatilah agar tidak melubangi data sensitif
  • Jika dalam 1 map/ordner berisi berbagai jenis pajak, maka berikan pembatas berupa kertas berwarna yang sudah diberi judul untuk mempermudah navigasi
  • Jika map tebal, susunlah secara berdiri
  • Lemari penyimpanan berkas bisa diberi kamper untuk mencegah rayap
  • Posisikan lemari penyimpanan berkas agar mendapat cahaya yang cukup, cahaya lampu bisa mencegah ngengat masuk ke sela-sela dokumen

Arsip Elektronik (Softcopy)

Arsip elektronik adalah kumpulan file yang disimpan di dalam komputer/flashdisk, cakram digital, DVD dsb wajib pajak. Sifat data ini sangat ringkas dan mudah dibawa kemana saja, beberapa tips terkait penyimpanan berkas elektronik adalah:

  • Pisahkan dokumen yang ada jatuh temponya (STP, SKP) agar dipisahkan dari arsip lainnya. Untuk mengingat jatuh tempo bisa dicatat tanggal daluarsa di agenda, post it, kalender atau aplikasi reminder lain.
  • Pastikan komputer anda bebas dari virus, malware, adware. Antivirus gratis yang terpercaya bisa menjadi pilihan alternatif selain yang berbayar.
  • Inventaris sisa ruang di hardisk komputer, jika data yang akan disimpan banyak maka tambahkan hardisk baru atau ganti hardisk lama anda. Semakin penuh hardisk Anda maka komputer performanya akan melambat (terutama windows)
  • Rename atau beri nama yang jelas dan mudah dimengerti pada setiap arsip elketronik (hasil scan, file excel dll), kecuali file yang tidak boleh dirubah namanya seperti hasil CSV dari aplikasi e-SPT
  • Buat folder untuk data yang sejenis dan kategorikan berdasarkan jenis pajak, masa pajak dsb.
  • Jika komputer menggunakan OS windows, sebaiknya data jangan ditaruh di drive C: gunakan partisi lain  agar data tidak hilang jika komputer di-reinstall
  • Backup/cadangkan data di komputer ke media external (DVD, HDD external, cloud)
  • Gunakan layanan cloud terpercaya jika data disimpan/dicadangkan secara online (Google drive, dropbox, Skydrive, SCloud dll)
  • Cermat dan bijkasanalah dalam berselancar online agar terhindar dari cyber crime/ kejahatan online
  • Password komputer atau folder dan berilah wewenang akses hanya untuk orang tertentu yang berkepentingan
  • Jika ada kerusakan aplikasi segera hubungi teknisi di tempat kerja

Dasar hukum penyimpanan berkas menurut pajak:

Pasal 28 ayat (11) UU Nomor 28 TAHUN 2007

Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan dan dokumen lain termasuk hasil pengolahan data dari pembukuan yang dikelola secara elektronik atau secara program aplikasi on-line wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun di Indonesia, yaitu di tempat kegiatan atau tempat tinggal Wajib Pajak orang pribadi, atau di tempat kedudukan Wajib Pajak badan

Pasal 10 ayat (2) PP 74 TAHUN 2011

Dalam hal Wajib Pajak melakukan transaksi dengan para pihak yang mempunyai hubungan istimewa dengan Wajib Pajak, kewajiban menyimpan dokumen lain ini meliputi dokumen dan/atau informasi tambahan untuk mendukung bahwa transaksi yang dilakukan dengan pihak yang mempunyai hubungan istimewa telah sesuai dengan prinsip kewajaran dan kelaziman usaha

Semoga bermanfaat 🙂

Kredit: pustakaimamsyafii.com

2 Comments

  1. BIlly Aug 28, 2013

Tinggalkan komentar Anda disini..

Dukung Blog Ini!

Dengan Klik salah satu tombol dibawah ini